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无纸化办公系统

 

一、无纸化办公系统设计背景:

  随着全球信息科学技术的不断发展与进步和“低碳、环保”呼声的愈渐强烈,为适应信息化时代高速发展的进程,我国的会议模式已经开始由“传统纸质会议”向“智能无纸化会议”进行演变。

  不论召开何种会议,会议资料的管理一直是会议从准备到召开再到结束当中各个环节的重中之重。而在当前的传统纸质会议模式中,会议资料管理仍处在传统的文档管理方式的阶段。在这种传统的文档管理方式下,每到召开一次常规会议时,负责会前准备的人员都需要依据相关要求将会议资料打印出来并装订成册再归纳好,到会时再将会议资料分发至各参会人员手中。

  在这个常规会议召开的过程中关于资料管理这一环节便涉及到了资料来源、资料管理、资料打印、资料分发等多个程序,既繁琐,又浪费人力、物力和财力。而倘若遇上了突发情况,如会议人数增加且超过了事前准备的资料份数,会议主办方将不得不再次执行上述的诸多繁琐的程序以满足需求。而这里所讲述的仅仅只是一次常规会议,倘若要召开一次一定保密级别的会议,关于会议资料的管理将要涉及更多的程序,比如保密资料可接触人员的选定、资料流传过程中的保密、资料回收、资料销毁等等,将常规会议的众多程序与此处略所提及的几个程序合至一起,其繁琐程度可想而知,而人力、物力、财力的浪费更是难以估量,且内部会议资料的泄露风险将成为一个防不甚防和难以解决的问题。

  在过去几年里,随着投影技术的发展,投影技术进入了众多会议场所,但其诸多缺点也相继暴露了出来,比如会场清晰度限制(投影画面的清晰度不高)、视距限制(与幕布的距离不同所观看到的画面大小不同)、视角限制(不同视角下观看投影的效果不同)、座次限制(投影所在那一侧不能安排人员入席)、极易疲劳(眼睛、脖子等部位极易疲劳甚至会带来隐疾)等等。

在充分综合的考虑与分析了传统会议和投影技术之后,智能无纸化办公系统能够全面解决上述所有问题的方案,该系统由无纸化会议管理软件与液晶触摸型升降屏一体机组成,综合了先进的数据管理技术、远程控制技术、矩阵信号传输技术、无线网络应用技术、平板触摸技术、升降屏会议系统技术,具备优异的文字、图片、音频、视频显示与播放能力。

二、设计原则:

多元化的功能

  将部门传统会议过程中的各个环节虚拟化、主体信息和承载介质数字化,将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程,将频繁召开的会议全部“搬”进系统内,管理者能在更短时间内完成多于以往的任务。

可靠的设备性能

  在某些场合下要有灵活的现场操作性、准确性和同步性,功率储备充足、声压级要达到甚至超过国家级标准。

简易型的操作

  根据不同的实际运用场合只需简单的操作相应的按键便可调出对应的应用模式,而不需要在大堆的控制设备中调来调去,即使是非专业人员也可轻松操作。

优质的重放效果、极低的失真度

在播放音乐时保证高音明亮不毛、低音强劲不浑,在人声再现时应使声音清澈、圆润有磁性、不发干发涩。

灵活的可扩充空间

  在某些特定的场合下,需要临时增加设备或分开作移动户外显示时应方便快捷,同时也要求了设备的配置连接简单、拆装简单易懂。

设备的先进性

  可以在未来的几年中不被淘汰,与其他设备、制式兼容。

系统设备选型原则

  选用国内知名器材,以及有雄厚实力和绝对优秀技术支持能力的厂家,以保证设计指标的实现和系统工作的可靠性。

  选用高度智能化、高技术含量的产品,建立系统开放式的架构,以标准化和模块化为设计要求,既便于系统的管理和维护使用,又可保持系统较长时间的先进性。

三、设计分析:

  使用现代网络通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,将会议资料文件、图片音视频文件等电子文档通过网络进行传输与交换共享,实现资料文档、图片、音视频文件无纸化方式的发送、接收及应用。

  具有功能丰富、界面简洁直观、操作便捷、稳定可靠等特点。能够帮助会议组织者极大地降低工作压力,轻松进行会议现场管控,提高与会者的开会效率,同时节省大量资料印刷费用和投影设备,完全符合国家低碳、环保理念。

四、方案特点:

  囊括会前、会中、会后全部流程,提供高品质会议服务,实现会议无纸化;

  原文件智能分发,无需二次转换智能分发件具备权限管理;

  系统支持支持视频点播和视频直播

  视频上传及轻松点播,无需插件及播放器;

  支持本地Windows模式

  支持桌面画面共享;

      Windows操作界面系统安全、稳定支持安装其他办公软件;

  多点电容触控,操作简单亦可无线键盘鼠标或手写板接入;

  升降器与触控屏无缝连接;

  系统纯网线组网减轻施工难度,提高系统稳定性和可维护性。

六、功能介绍:

后台管理

  会议概况信息、参会人员、座位编排、会议流程、会议文件、会议投票和会议权限等进行设置和管理。

使用说明

  通过后台管理平台,方便会务人员进行会议策划。

保密权限

  如为保密会议,所有会议资料不允许保存、下载,会议结束后,所有资料自动删除。

信息显示

  参会人员姓名、职称、会徽会标、企业logo、单位名称等信息显示。

会议内容

  触控查看会议信息(会议日程安排、会议主题、会议报告等)。

通讯录

  列出当前所有参会人员的联系方式。

通知公告

  会议主持人或会议秘书向所有参会人员发送的通知、注意事项等信息,会议公告以滚动字幕形式循环显示。

图文显示

  支持多种图像格式显示,触控查看多种图文资料,可放大、缩小、上、下翻页浏览。

计时服务

  触控式设定时间、自动显示计时及后台计时提醒功能。

参会人员

  显示参会人员信息列表、签到时间、座位号及显示座位示意图。

同步现场

  实现发言人与每位参会人员的桌面同步共享;同步时,支持手写批注、圈划。

会议文件

  本次会议文件的列表、分类,供参会者查阅、讨论;支持修改文件上传、分发。

会议主持

  会议主持人具备控制会议现场的一切管理权限;如指定发言人、强制同步、停止信息交流、停止会议录制等。

服务器录屏服务器录音

  会议主办方对会议过程进行全程录音或部分录音,在会后进行存档。

服务器录屏

  会议主办方对会议过程进行全程录屏或部分录屏,在会后进行存档。

座位编排

  会务人员在后台对参会人员的座位进行编排、调整,具有会议室示意图编辑功能;参会人员在会中可以浏览座位。

手写批注

  可在会议文件、会议记录、电子白板上进行批注、圈划,批注内容可保存电子版手写原迹,与在纸张上的传统书写习惯没有区别。

文稿导读

  点击需要导读的文稿进入导读界面;可自定义调整导读时的速度。

电子签名

  对会议形成的记录、纪要、决议,实现电子签名,保留原迹,自动形成会签文件。

同步浏览

  会议文件同步共享时,可查阅原文和其他会议文件。

会议公告

  会议主持人或会议秘书向所有参会人员发送的通知、注意事项等信息,会议公告以滚动字幕形式循环显示使用说明。

文件权限设置

  对参会人员浏览文件的权限进行设置,哪一级别的人可以浏览哪些文件。

电子白板

  参会人员同时在电子白板上进行圈划、书写;支持在白板上打开图片和设计图纸参会人员实时共享白板上书写的内容。

交流提示

  参会人员即时通讯工具,支持一对一和一对多人的信息交流,收到信息后闪动提醒;可提醒会务人员对会议进行各种服务。

网页浏览

  嵌入式网页浏览器,不仅支持浏览互联网、局域网,且浏览的网页能够实现共享。

发言权限设置

  发言人申请发言或申请上传文件;发言倒计时的功能设置。

视频播放

  支持DVD/VGA/AV视频信号源同屏同步播放,可任意控制视频矩阵切换视频源内容。

PC模式

  点选PC模式后,可实现单独操作使用标准win7电脑的功能,运行性能或上网速度都跟后台服务器一致,完全超越一般配置的PC,真正意义上实现每个终端都是PC的解决方案。该功能也可以改为Windows XP或Windows 2000模式。

演示模式

  发言人共享桌面时,其他功能不能使用,可根据现场情况随时设置。



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